28. Marts 2024 Release
Herunder en opdatering på nye ting i Orderstep i denne release.
Generelt
Vi har i en længere periode lavet mindre ændringer og opdateringer og derfor ikke har været med i release notes. Nu kommer den første større opdatering, og derfor laver vi en release note.
Vi er begyndt at arbejde på at få bedre dokumentation og videoer af hvordan I bedst kan bruge Orderstep. Det vil komme ud over de næste måneder, og I må meget gerne komme med feedback til hvad I mangler. Det kan I gøre på info@orderstep.dk.
Den helt store ændring i denne release er, hvordan mail afsendes. Grundet ændringer i hvordan de de store selskaber (Microsoft, Google, m.fl.) håndterer potentiel spam mails bliver der større risici for at mails havner i spam, så denne release går især på at dette undgås, når I sender tilbud mm. via Orderstep. Samtidig har der i lang tid været ønsker fra jer om at kunne se om en mail faktisk kommer frem til kunden, og ikke kun om de åbner den. Dette og mere til kan vi tilbyde via det nye API hos Postmark.
Jeres mailafsendelse vil dog foregå på samme måde som hidtil, indtil I selv går ind og ændre på hvordan mail skal sendes. Herunder finder I en guide.
En anden ting som vi gerne vil nævne er, at vi via Postmark nu også kan tilbyde, at mails sendes fra jeres eget domæne. Dvs. at når jeres kunder modtager jeres mails, vil de komme fra mit.navn@mit.domæne.dk. Mere om dette senere.
For eksisterende brugere i Orderstep, kan I vælge hvordan I gerne vil sende jeres mails, så I først hopper over, når I selv er klar til det. Så I skal selv gå ind og slå det til, se herunder hvordan. For alle nye brugere, kan de kun sende via det nye API.
De få, der bruger deres egen SMTP bruger… Venligst kontakt vores support for at komme over på den nye måde at sende mails, da den default er sat til at bruge jeres SMTP, uanset hvad I vælger i indstillingerne.
Vi har valgt at bruge et systemet Postmark (https://postmarkapp.com/ ), da vi har kigget flere forskellige udbydere igennem og vurderet, at Postmark er der, hvor vi kan levere den bedste service til jer. Postmark er et betalingsprodukt, men det kommer ikke til at koste ekstra for jer at benytte Postmark for at sende mails. Det har vi inkluderet i det abonnement I allerede betaler i dag.
Mail - Hvordan kommer jeg i gang med den nye måde
Der skal ikke ret meget til, før du kan sende mails via Postmark API’et. Under Min virksomhed → Indstillinger → Mails kan du finde alle mail indstillingerne. Du kan også klikke her.
Så kommer du ind til dette billede.
Her skal du bare slå Brug API mail til. Så vil alle dine mails fremover bliver sendt via Postmark og du vil få glæde af de muligheder, det giver jer. Mails vil dog stadig blive sendt fra @mails.orderstep.dk domænet.
For at kunne bruge dit eget domæne skal du tilføje et nyt maildomæne. Her skal du udfylde følgende:
Navn, dette er jeres interne navn for at du kan huske, hvilke domæne det er. Hvis du f.eks. gerne vil kunne sende mails fra forskellige domæner og forskellige brands. Så kan du tilføje flere domæner.
Domæne, dette er det som står efter @ i den mail du gerne vil sende fra. f.eks. minvirksomhed.dk
Standard fra navn, dette vil blive det navn, som bliver skrevet foran mailen, når kunden ser den i sin mail-inbox.
Standard fra email, dette vil være den afsender-mail, der bruges, hvis ikke andet er angivet.
Standard svar til email, i de tilfælde I f.eks. gerne vil sende fra info@minvirksomhed.dk, men ønsker, at svar går til inbound@minvirksomhed.dk så kan I bruge denne. Så vil der blive svaret til en anden mail end I sender fra. I de fleste tilfælde skal denne dog bare efterlades tom, og så send fra en mail, som kunden også kan svare til.
Brug personlige fra mail, ved at have denne slået til, så vil Orderstep sende fra brugerens egen mail, når der f.eks. sendes et tilbud ud. Så modtageren vil altså ikke se fra mailen angivet højere oppe, men se brugerens egen mail. F.eks. hvis afsender-mail er info@minvirksomhed.dk og jeg sender et tilbud ud, vil afsenderen være lars@minvirksomhed.dk. Og så vil det være dette kunden ser i sin mail-inbox.
Standard, der skal være et maildomæne, som er standard. Indtil det første maildomæne er aktivt, har denne ingen betydning. Men hvis du skal tilføje flere domæner, så slå standard fra på nye domæner indtil de er aktive, da det ellers kan give udfordringer.
Når maildomænet er oprettet, så skal I tilføje de DNS records som kommer nede i bunden ind i jeres DNS. Det kan være I skal have hjælp af jeres IT afdeling for at gøre dette. I kan også kontakte os for at få hjælp, men vi kan desværre ikke gøre det for jer. Men vi kan vejlede jer i, hvem I formentlig skal have fat i.
Når DNS records er oprettet kan I klikke på verificer inde på domænet. Og hvis alt er som det skal være, så bliver domænet automatisk aktiveret, og vil nu sende mails fra dette domæne.
Mailskabeloner
Udover hvordan mails sendes, så er det også vigtigt med det indhold der er i mailen, for at undgå at mails havner i spam. Derfor har vi også introduceret nye mailskabeloner. For eksisterende brugere kan I vælge at bruge de gamle (som standard), eller skifte over til de nye. Vær opmærksom på, at når I skifter over, vil de gamle ikke kunne bruges mere, så kontakt vores support hvis i har brug for hjælp med migrering.
I finder mailskabeloner Min virksomhed → Indstillinger → Mails eller ved at klikke her.
I skal slå mailskabeloner til i toppen under indstillinger, for at se dem.
Som standard findes der en del forskellige skabeloner. Som bruges når mails sendes fra Orderstep til jeres kunder. I kan redigere alt på disse mails, da det er den fulde HTML, som ligger inde i skabelonen. Så træd varsomt og brug meget gerne vores support, hvis I har brug for hjælp med at sætte den op. Vi arbejder på at finde et værktøj, der kan gøre det nemmere for jer at lave lækre skabeloner.
I kan tilføje så mange skabeloner I vil, og også sætte op forskellige skabeloner til hhv. tilbud, ordrer og fakturaer. I kan også definere, hvilket maildomæne mails skal sendes fra for den specifikke skabelon. Og dermed bygge et helt brand op omkring forskellige skabeloner - og dermed sende ud fra samme Orderstep men for forskellige brands. I kan også definere sproget, der anvendes. Husk at slå personlige mails fra, hvis I ønsker at bruge brand-afsendelse, da den enkelte bruger kun kan have 1 mail, og den derfor vil overskrive den fra mail, der er angivet på skabelonen og domænet.
Se om dine mails er leveret
Som noget nyt, så vil alle mails, der sendes fra jeres Orderstep konto være synlig i minimum 30 dage under et nyt menu punkt Min virksomhed → Mails afsendt. I kan også klikke her.
På denne oversigt vil i kunne se følgende
Emne, som mailen er sendt med.
Mails, som er sendt fra og til for at få indblik i præcis hvem modtagerne af mailen var.
Filer, der var sendt med
Datoer, for hvornår mailen er sendt og leveret
Status, på mailen som kommer direkte fra Postmark. (farverne på status vil også være den statusfarve, som rækken har)
Sendt, Postmark har kvitteret for at de har modtaget mailen
Leveret, Postmark har efter deres bedste vurdering leveret mailen hos modtageren
Åbnet, Modtageren har ifølge Postmark åbnet mailen der er sendt
Klikket, Modtageren har klikket på et eller flere links der var i mailen
Bounced, Modtageren har ikke kunne modtage mailen. Dette kan skyldes, at mailadressen ikke findes, er forkert, eller lignende.
Fejlet, Der er gået noget galt enten i Orderstep eller hos Postmark, som gør, at mailen er fejlet. Prøv igen. Får du stadig fejl, så kontakt vores support.
Mails, der sendes via den gamle måde at sende mails på (Legacy) vil også være synlige her, men vi kan ikke tracke på de forskellige statusser. Det er bl.a. også derfor vi anbefaler, at I bruger den nye API mail, hvor det er muligt for at os at tracke disse ting for jer.
Andre ting
Udover den store mail release, så har vi også fået plads til andre ting.
Der er tilføjet en ny indstillingstab under integrationer, hvor vi i fremtiden kommer til at tilføje nye muligheder for at styre, hvordan integrationerne skal fungere. Lige nu er tilføjet 1 indstilling for dem der bruger economic, hvor der kan vælges, at navnet i Orderstep skal sendes med over til economic.
Det er gjort muligt at tilføje et bogføringsnummer, når fakturaer lukkes direkte i Orderstep uden integration til et økonomisystem. Dette for at overholde, at lukkede fakturaer er sekventielle.
Vi har ændret på, hvordan filtret Åbne fungerer. Det vil nu vise accepterede status, og først når et tilbud, ordre er lukket og faktura er bogført, vil de ikke længere blive betragtet som åbne. Der er også tilføjet en mulighed for at lukke et tilbud og en ordre for at få dem ud af oversigten.
En ny søgefunktion i toppen af menuen er tilføjet for alle Plus brugere. Den har været tilgængelig for nogle til test, men nu gør vi den synlig for alle. Der er lavet rettelser til denne søgefunktioner, så den gerne skulle finde de korrekte ting. Hvis I oplever udfordringer, hører vi gerne om det.
Der er fixet en fejl, hvor enhedsprisen inkl. moms ændrede sig, når brugerne sad og redigerede i den.
Der er tilføjet mulighed for nemmere at oprette linjer kun ved brug af keyboard og tabulator. Hvor der nu kan tabes igennem linjerne, og skrives, og så ender Tab på Tilføj ny linje, og med Enter laves en ny linje, og cursoren stiller sig i produktfeltet.
På dashboards husker den nu din sidste søgning.
Du kan under brugerindstillinger her slå til, at når du åbner en side med søgeparametre. Så skal den udføre søgningen, som sidst var søgt. I praksis trykker den bare på knappen for dig. F.eks.. kan det gøre at hver gang du åbner ordre, så ser du kun de ordrer, som du sidst søgte på.
Der kan vælges sælger på produktdashboard. Dermed kan det ses præcis hvilke produkter sælgeren har solgt.
Sælgerdashboard for ordrer og tilbud, viser nu total profit i stedet for konverteringsrate, som ikke gav mening her.
Søgning forbedret når der søges på salg, så der kan søges efter mail, telefonnumre på kunden, att. og sælger mv. Brug avanceret søgning.
Opfølgning på ting vi har lagt ud tidligere
For at samle op på ting vi har lagt ud over den seneste tid, men som ikke har været med i en release note, kommer der lige her en opsamling.
Der er lavet en integration til Ordrestyring og WooCommerce.
Vi har lavet en beta integration til Leverandørservice. Skriv til os hvis I gerne vil være testbrugere herpå.
Der er tilføjet tættere integration med Rackbeat og deres lagerstyring, således det er muligt at køre hele ordren fra Orderstep, se hvor meget der er på lager og trække vare fra lagret, uden at gå i Rackbeat.
Der er tilføjet nye dashboards og lavet ændringerne hertil. Så tag et kig på jeres dashboards.
Der er lavet forbedringer til vores webshop og måden at håndtere instanser på.
Der er tilføjet, at man kan søge efter specifikke statusser på salg.
Meta kan nu redigeres efter et salg er lukket.
Der kan herudover også være fixet småfejl og lavet andre mindre rettelser i systemet, som ikke er nævnt herover.
Vi glæder os til at give jer endnu flere muligheder i fremtiden. Og glæder os til at høre fra jer om hvordan systemet fungere. Husk også i kan bruge support.orderstep.dk hvis I gerne vil i kontakt med os. Har I ikke adgang, så kontakt os, så sørger vi for i får adgang 😊