Dine notifikationer

Owned by Monica Damsted Thygesen
Last updated: Jun 14, 2024
5 min read

Denne guide beskriver hvilke notifikationer, som gør hvad.

Du finder notifikationerne her:

“Min bruger” → “Indstillinger” → faneblad “Dine notifikationer”

 

Formålet med notifikationer er at du selv bestemmer hvilke notifikationer du vil modtage og hvor. Nogle gange kan din administrator dog have bestemt det for dig, så tal med din administrator, hvis der er notifikationer du ikke kan slå fra.

 

(Feedback til vejledningen? Skriv til info@orderstep.dk )

Generelt

Overordnede indstillinger - hvis de slås fra, vil alle notifikationerne være slået fra.

Det anbefales at alle sliders i “Generelt” er slået til og at du i stedet vælger specifik hvad du vil modtage og hvordan (se længere nede i denne guide)

 

Notifikationer via mail

Hvis slået fra: Du vil ikke modtage notifikationsmails

 

Notifikationer i app

Hvis slået fra: Du vil ikke modtage notifikationer i Orderstep (se øverst) image-20240601-082411.png

 

Forespørgselsnotifikation

Hvis slået fra: Du vil ikke modtage notifikation vedr. forespørgsler - heller ikke hvis kunden reagerer

 

Tilbudsnotifikationer

Hvis slået fra: Du vil ikke modtage notifikation vedr. tilbud - så du får f.eks. ikke besked om kundens accept

 

Ordrenotifikationer

Hvis slået fra: Du vil ikke modtage notifikation vedr. ordre - heller ikke hvis kunden reagerer

 

Fakturanotifikationer

Hvis slået fra: Du vil ikke modtage notifikation vedr. fakturaer

 

Admin notifikationer

Følgende skal være slået til for at “App” og/eller “Mails” virker i nedenstående:

 

IP mails

Giver dig besked hvis du logger ind fra anden IP adresse (andet netværk). Dette giver dig et overblik over om der er andre der er ved at logge ind på din konto.

Som administrator får du også mail, hvis en bruger logger ind fra en anden IP adresse.

 

Integrationsfejl

Giver dig besked hvis systemet oplever at en integration mellem systemer er ikke gået som forventet. Hvis du henvender dig til Orderstep supporten vil der ofte blive spurgt til denne mail.

Du kan evt. gå til denne side for at læse mere om de mest almindelige integrationsfejl: https://teratio.atlassian.net/wiki/x/AYAZeg

 

Forespørgsels-/tilbuds-/ordre-/fakturanotifikationer

(ordet [salg] bruges som en fællesbetegnelse)

 

Følgende skal være slået til for at “App” og/eller “Mail” virker i nedenstående:

  • App og/eller Mails under “Generelt”

  • Forespørgsels-, tilbuds-, ordre- og/eller fakturanotifikationer under “Generelt”

 

Indstillinger for notifikationer for forespørgsler, tilbud, ordre og fakturaer er ens, så derfor vises det samlet i denne guide

Der er overordnet to grupper:

  • Notifikationer til dig som bruger Orderstep standarder (standard)

  • Notifikationer til dig som har lavet dine egne statusser (avanceret)

 

“Kun mine”

Derudover er “Kun mine” aktiveret. “Kun mine” betyder at du kun bliver notificeret, hvis du er kundeansvarlig, optræder som kontaktperson eller har gjort noget vedr. salget

 

Notifikationer til dig som bruger Orderstep standarder (standard)

[Salg] oprettet 

Modtag notifikation, når [salg] oprettes. Er som standard slået fra.

 

[Salg] sendt 

Modtag notifikation, når [salg] sendes via Orderstep. Er som standard slået fra.

 

[Salg] opfølgning 

Modtag notifikation, når det er tid at følge op på et [salg]. Er som standard slået til (undtagen på faktura).

 

[Salg] åbnet 

Modtag notifikation, når en kunde åbner et [salg] enten på mail eller i kundeportalen. Er som standard slået fra (undtagen på tilbud).

 

[Salg] godkendt 

Modtag notifikation, når kunden godkender et [salg]. Er som standard slået til.

 

[Salg] afvist 

Modtag notifikation, når kunden afviser et [salg]. Er som standard slået til.

 

[Salg] retur til kladde 

Modtag notifikation, når et [salg] som ellers har været f.eks. accepteret ryger retur til at være kladde. Er som standard slået fra.

 

[Salg] fejl ved automatisk konvertering 

Modtag notifikation, når du har sat et [salg] til at blive automatisk konverteret, fejler konverteringen. Er som standard slået til. Se hvordan du laver automatisk konvertering af [salg] her: https://teratio.atlassian.net/wiki/x/YABSgw

 

Faktura når bogført

Modtag notifikation, når faktura bogføres. Er som standard slået til som app.

 

Notifikationer til dig som har lavet dine egne statusser (avanceret)

(i oversigten kaldet “[salg] specifikke statusnotifikationer”)

Du kan skræddersy hvornår du vil have notifikationer ud fra de statusser du sætter på dine [salg]. Hvis du bruger Orderstep standarderne ovenfor, så skal du IKKE slå de “[salg] specifikke statusnotifikationer” til, da du så få den samme notifikation to gange.

Du kan læse mere om hvordan du sætter statusser på [salg] her: https://teratio.atlassian.net/wiki/x/R4BYgw

 

Kommunikationsnotifikationer

Følgende skal være slået til for at “App” og/eller “Mail” virker i nedenstående:

 

Ny besked på portalen

Kunden har mulighed for at skrive i chatten på kundeportalen (kan evt. slås fra i indstillingerne). For at kunne reagere hurtigt på kundehenvendelser, er både “App” og “Mail” slået til.

Af samme årsag er “Kun mine” er ikke aktiveret, da alle brugere så får at vide, at der er en kunde, som har henvendte sig.

 

Opgavenotifikationer

Følgende skal være slået til for at “App” og/eller “Mail” virker i nedenstående:

 

Opgave tildelt dig 

Denne giver dig en notifikation, når en kollega har lavet en ny opgave til dig eller hvis der er ændringer på en opgave som er tildelt dig.

 

Ny forespørgsel fra portal 

Når kunderne begynder at kende kundeportalen og bruge den aktivt, kan det ske at de sender en ny forespørgsel til dig. Derfor er det en god idé at have denne slået til, så du får besked om henvendelsen.

 

Dato nået 

Denne giver dig en notifikation, når datoen (og tidspunktet) er nået for en opgave, som er tildelt dig.

 

Kunde/Lead/leverandørnotifikationer

Følgende skal være slået til for at “App” og/eller “Mail” virker i nedenstående:

 

Nyt lead oprettet fra API 

Denne giver dig en notifikation, når der oprettes et nyt lead i Orderstep via et andet system eller en kontaktformular.

 

Påmindelser på tidslinjen

Denne giver dig en notifikation, når datoen (og tidspunktet) er nået for en påmindelse på et lead, en kunde eller leverandør.

 

Salgsnotifikationer

Følgende skal være slået til for at “App” og/eller “Mail” virker i nedenstående:

 

“Kun mine”

Derudover er “Kun mine” aktiveret. “Kun mine” betyder at du kun bliver notificeret, hvis du er kundeansvarlig, optræder som kontaktperson eller har gjort noget vedr. sagen.

 

Opgave tildelt dig 

Denne giver dig en notifikation, når en kollega har lavet en ny opgave til dig eller hvis der er ændringer på en opgave som er tildelt dig.

 

Nyt salg tilføjet

Denne giver dig en notifikation, når en et nyt salg er registreret på sagen. Notifikationen er som standard slået fra.

 

Betalingsnotifikationer

Følgende skal være slået til for at “App” og/eller “Mail” virker i nedenstående:

  • App og/eller Mails under “Generelt”

  • Fakturanotifikationer under “Generelt”

 

“Kun mine”

Derudover er “Kun mine” aktiveret. “Kun mine” betyder at du kun bliver notificeret, hvis du er kundeansvarlig, optræder som kontaktperson eller har gjort noget vedr. sagen.

 

Betaling modtaget

Når betaling registreres i Orderstep (ved at der er et grønt flueben ud for en faktura i fakturamodulet) modtages en notifikation. Vær obs på at betalingen først registreres i Orderstep når én af følgende sker:

  • Når betalingen bogføres i regnskabssystemet (kræver integration mellem Orderstep og regnskabssystemet)

  • Når én med Orderstep-administratorrettigheder trykker “Marker betalt” inde på en faktura i Orderstep.

 

MasterCard Leverandørservice

Følgende skal være slået til for at “App” og/eller “Mail” virker i nedenstående:

 

Detaljer fra Leverandørservice

Denne er kun relevant hvis dine kunder betaler via Leverandørservice.